Co to są księgi rachunkowe i jak się je prowadzi?

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dokładnie określa ustawa o rachunkowości w art. 2 ust. 1. Dotyczy to spółek handlowych, organizacji, spółek cywilnych czy osób prawnych. Zobowiązane do ich prowadzenia są również osoby fizyczne czy spółki jawne, jak również jednostki organizacyjne, które działają na bazie prawa bankowego. Obowiązek obejmuje także instytucje na przykład powiaty, województwa czy związki. Czym wobec tego są księgi rachunkowe? Z czego się składają?

Czym są i co zawierają księgi rachunkowe?

W każdej praktycznie firmie jest obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nazywa się tak zestawienie składające się z zapisów księgowych, które w porządku chronologicznym ukazują salda, obroty oraz aktywy i pasywy przedsiębiorstwa. Zawiera różne elementy, które umożliwiają zarejestrowanie innego typu działań. Warto wiedzieć, że konta księgi głównej określa się kontami syntetycznymi. Polegają na podwójnym zapisie na przykład winien i ma. Oprócz tego nie można zapomnieć o kontach ksiąg pomocniczych, które wchodzą w skład usług rachunkowości. Stosowane są jako uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów z głównej księgi. Prowadzi się je dla zarejestrowania:

• rozrachunków – z pracownikami i kontrahentami,
• trwałych środków,
• działania w obrębie sprzedaży i zakupów,
• kosztów – w tym składników aktywów,
• operowania gotówką – w sytuacji, gdy prowadzi się kasę.

Ponadto księgi rachunkowe składają się z bilansu próbnego. Jest to zestawienie obrotów czy sald. Sporządza się je na koniec miesiąca. Ułatwia to sprawdzenie zgodności dziennika z księgą. Inwentarzem za to nazywa się część księgi rachunkowej, który sporządza się przez przedsiębiorstwa w przypadku braku wcześniejszej księgowości. Składają się na niego aktywa i pasywa.

Co oznacza dziennik w księgach rachunkowych?

Księgi rachunkowe składają się także z dziennika. Jest to spis wydarzeń utrzymanych w porządku chronologicznym w danym okresie, które obejmuje sprawozdanie. Dobrze, aby były dobrze ponumerowane i oznaczone. Pozwala to powiązać je z właściwymi dowodami księgowymi. Przykład: Jeśli suma zapisów w dzienniku jest zgodna z wszystkimi zapisami na kontach syntetycznych, oznacza to, że gospodarcze zdarzenia zostały właściwie kwotowo zebrane w księgach rachunkowych. W przypadku gdy w Twojej firmie prowadzi się więcej niż jeden dziennik, wówczas potrzebne jest zestawienie ich obrotów. Dlatego warto w tym celu zdać się na specjalistów.

Jak prowadzić księgę rachunkową?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych najlepiej oddać specjalistom od księgowości. Taka forma ewidencji wymaga zastosowania pewnych zasad. Dobrze, aby były prowadzone chronologicznie. W związku z tym zawierane są informacje aktualnie. Wpisy są bieżące, jeśli na bazie przeprowadzonych wpisów można opracować sprawozdania finansowe czy deklaracje podatkowe, jak i pozostałe rozliczenia. Dobrze, aby wpisy były wprowadzane najpóźniej do 15 dnia następnego miesiąca. Za ostatni miesiąc natomiast nie powinny przekroczyć 85 dnia. Ważne również, aby zapisy w księdze rachunkowej były dokonane w tym samym dniu, w którym zdarzyła się sytuacja.

Poza porządkiem chronologicznym istotny jest porządek systematyczny. Wówczas możliwe jest otrzymanie informacji we właściwych przekrojach. Ważne, aby dane można było rozróżnić ze względu na stopień ważności. Do ważnych informacji należą:

• straty i zyski,
• przychody i koszty ich otrzymania,
• kredyty, zobowiązania, należności,
• środki pieniężne i stan majątku.