Jak się rozliczać, będąc płatnikiem VAT?

Osoby, które decydują się na zrezygnowanie z umowy zlecenia czy umowy o pracę i założenie własnej działalności gospodarczej, często na początku zastanawiają się, czy zostać płatnikami VAT, czy lepiej skorzystać z prawa do niepłacenia tego podatku. Jest to trudna decyzja, ponieważ bycie płatnikiem VAT niekoniecznie musi się wiązać tylko z dodatkowym obciążeniem finansowym. Samodzielne płacenie podatku VAT często się po prostu opłaca. W artykule dokładnie tłumaczymy, na czym polega działalność gospodarcza VAT, kto może zostać vatowcem oraz jakie są zasady rozliczania tego podatku.

Co to jest VAT?

VAT to podatek od towarów i usług. Został wprowadzony w Polsce w 1993 roku. Jego wartość jest naliczana procentowo od wartości kupowanego produktu lub zamawianej usługi. Płatnikiem VAT jest przedsiębiorca, jednak koszty tego podatku są pokrywane przez klienta, czyli osobę fizyczną, prawną lub jednostkę organizacyjną, które płacą za zakupione towary lub zamówione usługi. Wartość podatku VAT jest po prostu doliczana przez przedsiębiorcę do ceny sprzedawanych towarów i świadczonych usług na podstawie obowiązujących stawek.

Podstawowa stawka podatku VAT wynosi 23% wartości towaru. Istnieją jednak także niższe stawki podatku (5 lub 8%), którymi są objęte m.in. żywność, artykuły higieniczne czy produkty dla niemowląt.

Na czym polega działalność gospodarcza VAT?

Przy zakładaniu działalności gospodarczej przyszły przedsiębiorca może podjąć decyzję czy chce i czy może być czynnym płatnikiem VAT, czy może woli zostać zwolnionym z płacenia tego podatku. Co się bardziej opłaca? To nie jest wcale tak łatwe pytanie. Będzie to bowiem zależało od rodzaju prowadzonej działalności.

O to, czy warto jest się zdecydować na bycie vatowcem, zapytaliśmy naszego rozmówcę, doradcę klientów z Biura audytorsko-księgowego eKFK w Warszawie. Odpowiedział nam:

Tak naprawdę nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, czy prowadząc działalność gospodarczą opłaca się być płatnikiem VAT, czy nie. Dużą zaletą bycia płatnikiem VAT jest możliwość obniżenia podatku VAT o kwotę podatku naliczonego. Oznacza to, że kupując coś na firmę, czyli produkty, które będą użytkowane w trakcie prowadzenia działalności, vatowcy mają możliwość zapłacić tylko kwotę netto, a resztę ceny odliczyć od podatku w następnym miesiącu. Z drugiej jednak strony, świadcząc swoje usługi lub sprzedając towar klientom indywidualnym, do ceny muszą doliczyć wartość VAT, co sprawia, że ceny ich usług stają się wyższe. Opłacalność bycia płatnikiem czynnym VAT w dużym stopniu będzie więc zależała także od tego, jak wysokie ma się koszty własne. Jeżeli są niskie, wtedy możliwe, że bardziej opłacalne będzie zwolnienie z VAT.

Nie przy każdej działalności można i trzeba zostać płatnikiem VAT. Zwolnienie z tego obowiązku może być przedmiotowe lub podmiotowe.  Zwolnienie przedmiotowe jest związane z rodzajem prowadzonej działalności i obejmuje m.in. osoby, które świadczą usługi z zakresu ochrony zdrowia, edukacji oraz usługi ubezpieczeniowe lub bankowe. Podatku VAT nie muszą także opłacać dostawcy produktów rolnych oraz produktów spożywczych dla OPP. Zwolnienie z obowiązku rozliczania podatku VAT może być też związane z osiąganymi obrotami w roku rozliczeniowym. Jeżeli podatnik nie przekroczy 200 tysięcy złotych sprzedaży, nie musi w danym roku rozliczeniowym rozliczać się z VAT. Istnieją także branże, w których nie ma możliwości zostać zwolnionym z obowiązku płacenia VAT i to niezależnie od wysokości podatku dochodowego PIT. Należą do nich przede wszystkim przedsiębiorcy, którzy zajmują się  sprzedażą towarów lub usług wymienionych w ustawie o VAT.

Co zrobić, żeby zostać vatowcem?

Żeby zostać vatowcem, czyli czynnym podatnikiem VAT, należy złożyć w urzędzie skarbowym deklarację VAT-R. Nie trzeba tego robić osobiście, można także listownie lub elektronicznie. Po wysłaniu zgłoszenia działalność zostanie wpisana do rejestru płatników VAT po sprawdzeniu przez organ skarbowy wszystkich podanych w zgłoszeniu danych.

Zasady rozliczania podatku VAT

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi płatnikami VAT, w każdym miesiącu muszą dopełnić kilku dodatkowych formalności. Najczęściej przedsiębiorcy, którzy prowadza taką formę działalności, w rozliczeniach VAT korzystają z usług księgowych.

Vatowcy muszą przede wszystkim co miesiąc przeprowadzać rozliczenie sprzedaży z uwzględnieniem poniesionych kosztów. Obowiązek składania deklaracji VAT w niektórych przypadkach można też robić raz na kwartał, ale nie w każdym rodzaju działalności jest to możliwe. Będąc płatnikiem VAT, konieczne jest też wystawianie faktur VAT i prowadzenie ewidencji sprzedaży. Każdy sprzedany towar i każda świadczona usługa muszą być udokumentowane w postaci faktury. To na ich podstawie oblicza się wysokość odprowadzanego do urzędu podatku. Przywilejem vatowców jest obniżanie naliczonego podatku VAT o kwotę wynikającą z zakupów dokonanych w danym miesiącu lub kwartale naliczeniowym zaliczonych w poczet kosztów uzyskania przychodu.